Uno de los principales hallazgos que hemos encontrado en nuestro servicio ANC Fleet Management es que las empresas dueñas de flotas miden sus costos de múltiples formas. Algunos le dan un especial énfasis al combustible, otros priorizan el mantenimiento preventivo y otros se enfocan inclusive en partidas específicas como las llantas. Pocas veces hemos encontrado un enfoque integral de medición de costos que incluya todos los costos relevantes de una flota. En este artículo pretendemos introducir el concepto de TCO y las razones por las cuales es considerada como la mejor forma de medir los costos de las flotas.
¿Qué es el TCO?
Por sus siglas en inglés, el TCO es el Total Cost of Ownership y mide tres componentes básicos:
Mantenimiento: acá se incluyen todo el mantenimiento preventivo y correctivo que requieren las unidades incluyendo llantas y cambios de aceite.
Combustible: acá se incluye todo el combustible que consume cada unidad en un período determinado.
Otros: dentro de otros se incluyen la pérdida de mercado del vehículos, costos financieros y costos de administración como seguros y marchamos. Cuando los vehículos son adquiridos por otros mecanismos como el Renting, lo que se incluye en otros son las cuotas pagadas por la empresa.
Una vez determinados estos tres elementos, se suman y se dividen entre el kilometraje de cada unidad para un determinado período y es así como obtenemos el TCO.
¿Por qué el TCO es importante?
Eficiencia en el uso. Para minimizar el TCO se debe maximizar el uso de la flota. Necesitamos que las unidades estén asignadas y utilizados lo máximo posible. La medición por TCO entonces nos obliga a controlar la asignación diaria de la flota, disminuir los tiempos muertos como los tiempos en taller (por reparación o falta de repuestos o falta de documentos legales) y revisar constantemente las unidades que se encuentren ociosas.
Visibiliza la pérdida de mercado. La pérdida de mercado es la diferencia del precio de compra y su precio de venta. En nuestro negocio hemos encontrado que algunas empresas basan la decisión de compra de flota considerando exclusivamente el costo de adquisición dejando de lado la pérdida de mercado en que incurrirán. Esto no siempre es lo correcto porque algunas marcas o modelos podrían tener pérdidas de mercado tan fuertes que esterilizan cualquier efecto de un precio reducido.
Enfoque en el costo importante. La práctica que más hemos visto en nuestro negocio es que las empresas llevan sus costos de flota desglosados por unidad. Sin embargo, para aplicar el TCO se debe cambiar este paradigma entendiendo que las empresas no compran vehículos sino kilómetros de transporte. Este cambio de paradigma es esencial. Si enfocamos todo nuestro sistema de costeo en el kilómetro podemos darle mejor trazabilidad a los costos reales de las actividades de la empresa. Por ejemplo, si pensamos en un vehículo de marca X que estuvo en taller tres meses por falta de repuestos versus un vehículo de marca Y que tuvo utilización plena todo el año, encontraremos que el vehículo X recorrió menos kilómetros en el año y tendrá un costo por kilómetro mayor (por la pérdida de mercado). Este caso nos evidencia que si no somos eficientes en la reparación de unidades nuestro TCO se incrementa considerablemente. Este hallazgo hubiera quedado oculto bajo el método tradicional de control de costos por unidad.
La Administración de Flota es toda una disciplina que requiere del desarrollo de habilidades y de un “know how” muy especializado. Grupo ANC administra la flota privada más grande de Costa Rica y hemos desarrollado nuestro servicio ANC Fleet Management a través del cual ofrecemos el servicio tercerizado de gestión de flota para pequeñas y medianas empresas con un enfoque muy claro en la reducción del TCO.
Sobre el autor: Federico Barquero es el CEO de Grupo ANC. Cuenta con más de 23 años con experiencia en la gestión de flotas. Es graduado de Administración de Negocios de la Universidad de Costa Rica y obtuvo su MBA en INCAE.