Una de las decisiones más importantes de una empresa es definir cuál es el tamaño y composición ideal de su flota, lo anterior buscando no solo eficiencia, sino también que esos activos que son necesarios para llevar a cabo su actividad principal mantengan un adecuado valor de reventa a la hora de su sustitución.
Se requiere entonces un plan preferiblemente anual, alineado a la estrategia de la empresa, que defina la cantidad óptima de vehÃculos, los tipos de vehÃculos correctos y cuántos se deben vender y comprar durante el año. Es asà como dicho plan debe cumplir al menos con los siguientes criterios:
Dependiendo del giro del negocio se debe definir una meta de utilización ideal esperada y medir que se esté cumpliendo. Uno de los principales problemas de las empresas que utilizan vehÃculos para llevar a cabo sus labores, es que no miden su uso, por lo que podrÃa haber unidades subutilizados que aumentan sus costos de operación. Esta práctica es importante para determinar si se tienen más vehÃculos de los requeridos o si incluso hay oportunidades en la asignación de unidades, para asà realizar los ajustes necesarios en el plan anual y llegar a tener el número de vehÃculos óptimo para operar.
Medir el costo por kilómetro de los vehÃculos y contemplar en el plan anual sacar a la venta los que tienen un costo mayor. Una buena práctica es definir el kilometraje máximo para mantener las unidades, entendiendo que por lo general un vehÃculo con más de noventa mil kilómetros tiene mayores gastos de mantenimiento por las labores que se le deben realizar para que esté en perfectas condiciones.
Uno de los errores más usuales que se comenten es que a la hora de definir las unidades a comprar se toma en cuenta únicamente el precio de compra, inclinando la balanza por aquellas unidades que tengan un precio menor, sin tomar en cuenta cuál marca mantiene mayor valor de recompra. Un criterio importante es proyectar el valor en que se podrÃan vender esas unidades para asà comprar las que tengan la menor pérdida de mercado.
Cómo último criterio se deben valorar los costos de los repuestos de los posibles vehÃculos a comprar y determinar si en el mercado hay inventario de los más utilizados. Hay que considerar que un vehÃculo en taller es una unidad menos que se puede utilizar para llevar las labores principales de la empresa, por lo que es muy importante mantener un porcentaje bajo de unidades en taller. Entre más fácil sea obtener los repuestos para poder reparar una unidad chocada o con algún desperfecto, más eficiente va a poder ser la empresa.
En conclusión, el tener un plan anual de compra y venta de los vehÃculos que son necesarios para llevar a cabo las funciones principales de la empresa, utilizando los criterios correctos y no solo el costo de compra nos garantiza no solo ahorrar dinero, sino que también aumentar la eficiencia y la productividad.
Sobre el autor: Xiomara Brenes Corrales es la Gerente General de Grupo ANC. Es graduada de Derecho de la Universidad de San José, con la especialidad en derecho notarial. Cursó el programa de Máster Executive MBA en ADEN y cuenta con más de 18 años de experiencia en la administración de flotas.