A lo largo de muchas conversaciones con nuestros clientes hemos notado que no siempre se presta atención al uso eficiente de la flota. Es así como es normal encontrar altos porcentajes de las flotas de las empresas en desuso, en taller o con problemas legales para circular sin que exista el adecuado seguimiento de estas situaciones. Lo anterior provoca no solo que la flota tenga un uso ineficiente, sino que se requiere de una mayor inversión en flota para poder satisfacer las necesidades de la operación o de los usuarios. En este artículo pretendemos describir las principales situaciones que afectan el uso eficiente de las flotas.
¿Cuáles actividades afectan el uso eficiente de mi flota?
Por sus siglas en inglés, el TCO es el Total Cost of Ownership y mide tres componentes básicos:
Asignación diaria. Todas las unidades deben estar asignadas de forma diaria. Por asignación entendemos que cada unidad debe tener un responsable de su uso. Encontrar unidades no asignadas podría ser un síntoma de la existencia de unidades innecesarias en la flota.
Utilización. Una vez asignadas, las unidades deben ser utilizadas. Esto se puede medir de muchas formas pero nosotros preferimos el uso de la telemática, por medio de dispositivos GPS, para poder medir la utilización por kilómetros y por horas. La medición de la utilización debe ser diaria y se deben generar todos los registros necesarios para poder efectuar los análisis necesarios posteriores.
Vehículos en taller. Muchas empresas no son expertas en los procesos de reparación de vehículos y normalmente no se le da el adecuado seguimiento a los talleres y proveedores de repuestos para contar con las unidades disponibles lo antes posible. En este apartado influye también las marca o modelos que las empresas escogen pues la disponibilidad oportuna de repuestos debería ser un criterio básico para la decisión de compra de una determinada marca.
Documentos legales. No es raro escuchar de vehículos que no pueden ser utilizados por falta de una placa, del título de propiedad o por una copia del marchamo. Las empresas no siempre cuentan con el suficiente personal para realizar estas diligencias de forma oportuna lo cual afecta limita el uso de ciertas unidades y finalmente la utilización de la flota.
¿Qué impactos tiene una flota ineficiente?
Podemos decir que una flota ineficiente tiene dos grandes implicaciones. La primera, la más importante, es la afectación de la operación del negocio. No contar con las unidades afecta la atención de los clientes y la operación de los empleados. La segunda tiene que ver con costos. Tal y como lo desarrollamos en nuestro artículo sobre el TCO, las flotas ineficientes nos elevan los costos por kilómetro encareciendo la prestación de nuestro servicio o la distribución de nuestros productos.
La Administración de Flota es toda una disciplina que requiere del desarrollo de habilidades y de un “know how” muy especializado. Grupo ANC administra la flota privada más grande de Costa Rica y hemos desarrollado nuestro servicio ANC Fleet Management a través del cual ofrecemos el servicio tercerizado de gestión de flota para pequeñas y medianas empresas con un enfoque muy claro en la eficiencia de las flotas.
Sobre el autor: Federico Barquero es el CEO de Grupo ANC. Cuenta con más de 23 años con experiencia en la gestión de flotas. Es graduado de Administración de Negocios de la Universidad de Costa Rica y obtuvo su MBA en INCAE.