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  • Foto del escritorJavier Solís

Los errores más comunes en la gestión de la flota vehicular

Actualizado: 19 oct 2021



1. Compra de vehículos tomando en cuenta el costo de adquisición y no el costo total (TCO en sus siglas en inglés)

Cuando una empresa tiene la necesidad de comprar un vehículo para su operación existen muchos aspectos que se deben tomar en cuenta para poder tomar la decisión correcta. Sin embargo, muchas empresas tienen prácticas de compra de flota que considera pocos aspectos, principalmente el costo de cada unidad.

Un análisis completo de compra de flota considerará muchos otros factores entre los que podemos mencionar: el respaldo que tengan los vehículos en el mercado, la accesibilidad a los repuestos originales y/o genéricos, el posible precio de venta al final del período, consumo de llantas y combustible, y costos financieros. Todo esto con el único objetivo de minimizar el costo total de la flota (TCO) que considera muchos otros factores además del costo de compra del vehículo.


2. Tener vehículos con utilizaciones muy bajos

Muchas empresas han decidido tener flotas más grandes a las que realmente necesitan por diversas razones. Algunos argumentan razones como el tener flota100% disponible para visitas de ejecutivos, para tener flota de respaldo en caso de accidentes o bien para utilizarlas en temporadas altas cuando necesitan incluir más vehículos al negocio. Estas malas prácticas provocan gastos excesivos en las empresas y que a nivel del estado de resultados se ven reflejados en mayores depreciaciones y gastos financieros.

Uno de los principales objetivos del servicio de ANC Fleet Management es determinar el verdadero tamaño que necesita cada uno de nuestros clientes (Right Sizing) basados en la ocupación y asignación diaria de cada uno de los vehículos. Esto además es posible gracias al estricto seguimiento que se les brinda a las unidades fuera de servicio buscando la mayor agilidad en sus reparaciones.


3. No controlar el gasto de combustible de una forma eficiente

El control del gasto de combustible es un área de análisis que muchas empresas no han sabido aprovechar al máximo debido a que, usualmente se limita al registro de transacciones y a la definición de límites de presupuesto de combustible para los vehículos.

En ANC Fleet Management evaluamos cada una de sus unidades de acuerdo con el rendimiento que estén presentando en el tiempo y el costo por kilómetro, para determinar aspectos de mejora en la flota en general y así disminuir el gasto de combustible.

Un control eficiente del gasto de combustible sumado a la capacitación sobre buenas prácticas de conducción eficiente para los conductores puede generar ahorros superiores al 10% del gasto total de combustible.


4. No promover la responsabilidad de los colaboradores hacia los vehículos que utilizan

Una adecuada gestión de flota implica necesariamente una estricta definición de políticas de uso y manejo de las unidades de la empresa. Con las políticas correctas y bien comunicadas, las empresas observarán reducciones importantes en el porcentaje de vehículos fuera de servicio y a la vez, una mayor ocupación y eficiencia de la flota en general.

En ANC Fleet Management apoyamos a nuestros clientes en el desarrollo de las políticas de manejo y uso de la flota y además, ofrecemos una serie de soluciones que les ayudarán a garantizar un uso adecuado de los vehículos, tales como:

  • Control de la asignación de vehículos con nombre de conductor, fecha y hora de asignación y des asignación.

  • Capacitaciones a los conductores sobre buenas prácticas de conducción eficiente.

  • Inspecciones personalizadas en la aplicación móvil para que los conductores, desde sus celulares, puedan verificar el estado de los vehículos antes de salir a su ruta de trabajo, permitiendo con esto tener un registro completo, con datos y fotos, de cada unidad con la frecuencia que la gerencia lo determine.

  • Programación de reportes automáticos de conducción (excesos de velocidad, desaceleraciones repentinas, entre otros).

5. Escaso aprovechamiento de software de GPS

La innovación y transformación tecnológica en la gestión de flotas no debe limitarse a adquirir un software de GPS para ver la ubicación de las unidades en tiempo real según sus rutas programadas. En muchas empresas no se da el aprovechamiento suficiente a los sistemas debido a la carga de trabajo relacionada a la gestión de la flota y a otras tareas, lo cual limita el tiempo disponible para realizar el análisis de información necesario.

Al implementar ANC Fleet Management las empresas podrán liberar el tiempo destinado a la gestión de flotas para destinarlo a la mejora de la eficiencia de su negocio. Además, se asegurará de tener a su disposición los mejores proveedores de software para el control de vehículos por GPS, cada uno con su sistema capaz de programar múltiples funciones y reportes automáticos que facilitarán la generación de información valiosa para la toma de decisiones.


6. No tener un control detallado de los gastos de mantenimiento

En las empresas los mantenimientos de los vehículos pueden convertirse en procesos rutinarios que simplemente se ejecutan priorizando gastar lo menos posible, pero sin realizar mayor análisis de estos, desaprovechando aquí aspectos que podemos analizar y mejorar en el tiempo con respecto a nuestra flota vehicular.

Con ANC Fleet Management las empresas podrán confiar en que estos análisis se están realizando, ya que gestionamos de manera integral los mantenimientos de su flota vehicular tomando en cuenta aspectos como:

  • Programación automática de mantenimientos preventivos, que genera alertas a nuestros clientes y a su asesor de Fleet Management, lo cual nos permite gestionarlos a tiempo para evitar retrasos.

  • Programación, gestión y seguimiento de los mantenimientos preventivos y correctivos desde que se generan las solicitudes, hasta que el vehículo es entregado nuevamente a nuestro cliente.

  • Cotización con al menos 3 proveedores buscando siempre los mejores precios para nuestros clientes, priorizando trabajos eficientes y de alta calidad.

  • Registro de especificaciones y costos de mantenimientos en nuestro sistema, siendo capaces de analizar con esta información indicadores tan importantes como costo por kilómetro, costos de servicio por unidad y flota general, para la evaluación de los vehículos en el tiempo y la toma de decisiones.

  • Ponemos a su disposición el alquiler de vehículos sustitutos con tarifas especiales para que su operatividad no se vea afectada cuando una unidad requiera un mantenimiento de mayor tiempo.


 

Artículo redactado por: Javier Solís, Jefe de ANC Fleet Management


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Teléfono: +506 2242-7745


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